Op grond van artikel 15 AVG heeft een werknemer recht op inzage in de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt. Dit recht is krachtig: de werknemer hoeft geen reden op te geven en mag in beginsel ook een kopie van de gegevens ontvangen. Denk aan arbeidsovereenkomsten, beoordelingen, correspondentie en salarisgegevens.
Maar het inzagerecht is niet onbeperkt. Werkgevers mogen:
- Interne notities en persoonlijke werkaantekeningen uitsluiten, mits deze uitsluitend voor intern beraad zijn bedoeld.
- Gegevens van derden (zoals collega’s) beschermen om hun privacy te waarborgen.
- Bedrijfsgevoelige informatie zoals juridische analyses en adviezen of bepaalde IE-rechten en bedrijfsgeheimen buiten het verzoek houden.
In een zaak bij de rechtbank Midden-Nederland verzocht een werknemer om volledige inzage in zijn personeelsdossier, inclusief interne e-mails en juridische memo’s over zijn functioneren. De werkgever weigerde dit deels, met een beroep op het interne karakter van de stukken. De rechter oordeelde dat interne notities met persoonlijke gedachten van collega’s en juridische analyses niet onder het inzagerecht vallen, mits ze uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg. Dit bevestigt dat werkgevers niet verplicht zijn om álle documenten te delen, mits ze dit goed kunnen onderbouwen.
De werkgever moet dus steeds een zorgvuldige afweging maken tussen het recht op inzage en de bescherming van andere belangen. De lat om een verzoek als ”kennelijk ongegrond” of ”buitensporig” af te wijzen ligt hoog en de bewijslast ligt bij de werkgever. De wettelijke termijn om te reageren op het verzoek bedraagt 4 weken.
Tip:
Vraag de werknemer om het verzoek te concretiseren. Dit voorkomt onnodige administratieve lasten en maakt het mogelijk om gericht te reageren.
Het personeelsdossier is geen open boek, maar ook geen gesloten kluis. Zorg voor een gebalanceerde aanpak en schakel tijdig juridisch advies in bij twijfel.
Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met me op.
