In de wet staat dat als u moet reorganiseren – bijvoorbeeld vanwege een slechte financiële situatie of werkvermindering – u een ontslagaanvraag moet indienen bij UWV. Om het weigeren van de toestemming van het UWV zoveel mogelijk te voorkomen, moet u rekening houden met het volgende.
Het UWV geeft zelf aan welke informatie nodig is om een ontslagaanvraag en dus de voorgenomen reorganisatie te onderbouwen. Dit is dus cruciaal als het gaat om de voorbereiding van een reorganisatie.
De informatie die nodig is is afhankelijk van de reden voor de ontslagaanvraag. Als u nog zwarte cijfers draait en u reorganiseert vanwege het feit dat u het bedrijf efficiënter wil inrichten of toekomstbestendig wilt maken, moet u andere gegevens overleggen dan wanneer u moet reorganiseren vanwege het feit dat uw bedrijf in financieel slecht weer verkeert.
Naast het feit dat u arbeidsplaatsen moet laten vervallen om uw bedrijf te laten voortbestaan, heeft u als het goed is vooraf ook andere kostenbesparende maatregelen genomen. Maak daarvan een lijst, zodat duidelijk is dat u niet alleen personele maatregelen heeft getroffen.
Als u een OR hebt, bent u verplicht om de OR advies te vragen over het voorgenomen besluit tot reorganisatie. Geeft de OR een positief advies neem het dan mee in de ontslagaanvraag. U mag een reorganisatie doorzetten zonder positief advies van de Ondernemingsraad, maar dat raad ik af.
Het UWV is sneller geneigd tot het verlenen van toestemming om te mogen opzeggen als u naast een goede onderbouwing ook een positief van de OR heeft. Bovendien kan de OR bij de Ondernemingskamer in beroep gaan tegen uw besluit tot reorganisatie zonder positief OR advies.
Als er om welke reden dan ook geen OR is moet de personeelsvergadering om advies worden gevraagd als er sprake is van het verval van ten minste 25% van de arbeidsplaatsen. Wanneer dit niet wordt gedaan zal de ontslagaanvraag door UWV worden geweigerd.
In sommige cao’s staat dat u de vakbonden moet laten weten dat u van plan bent om te reorganiseren. Check de cao dus vooraf. Het gebeurt ook regelmatig dat de OR de vakbonden op de een of andere manier willen laten aansluiten.
Als de vakbonden een rol claimen dan zal dat met name zijn omdat ze mee willen denken over het verzachten van de gevolgen van ontslag. Oftewel ze willen om tafel om een sociaal plan af te spreken.
U krijgt ook met de vakbonden te maken als er sprake is van een collectief ontslag.
Verwacht u binnen drie maanden 20 werknemers of meer te moeten ontslaan? Dan krijgt u te maken met de Wet Melding Collectief Ontslag. Dit betekent dat u de vakbonden en het UWV moet laten weten dat u voornemens bent werknemers te ontslaan. De ontslagaanvraag mag in dat geval niet eerder worden gestart dan één maand na de melding van het collectief ontslag.
U moet ook echt overleg hebben gehad met de vakbonden. Het doel daarvan is om een akkoord te bereiken, maar overeenstemming met de vakbonden hoeft niet bereikt te worden. U bent ook niet verplicht een sociaal plan af te sluiten. Wel moet u voldoende informatie verstrekken aan de vakbonden. Het kan zijn dat de vakbond geen gehoor geeft aan uw schriftelijke uitnodiging tot raadpleging. Zorg er wel voor dat de uitnodiging ten minste twee weken vóór het overleg door de vakbond is ontvangen. En in sommige gevallen zal de vakbond schriftelijk aangeven af te zien van raadpleging.
Als u besluit te reorganiseren dan moet u rekening houden met de ontslagvolgorde. Dat doet u door per uitwisselbare functie het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Stem voor de daadwerkelijke reorganisatie af wie er op basis van het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komen.
U moet een complete personeelslijst aan UWV toezenden van alle vaste en tijdelijke medewerkers (inclusief zogenoemde flexibele medewerkers zoals oproepkrachten, uitzendkrachten, gedetacheerden), AOW-gerechtigden en zelfstandigen die op de peildatum in dienst of op een andere manier werkzaam zijn.
U neemt de volgende kolommen op:
U deelt de personeelslijst in per categorie uitwisselbare functies en binnen de categorie uitwisselbare functies per leeftijdsgroep, gerangschikt op datum indiensttreding. Via de website van UWV kun je een bestand downloaden.
Een werkgever kan pas opzeggen als ook gekeken is naar de mogelijkheden tot herplaatsing in een passende functie binnen een redelijke termijn. Een functie is passend als die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van je werknemer. U moet dus als werkgever eerst kijken of u – al dan niet met behulp van scholing – de werknemer in een dergelijke functie kunt herplaatsen.
Hoe lang is een redelijke termijn? Die is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn, dus over het algemeen minimaal één maand en maximaal vier maanden.
Door de redelijke termijn te koppelen aan de wettelijke opzegtermijn is de zorgplicht van u als werkgever groter naarmate uw werknemer langer in dienst is.
De wettelijke opzegtermijn staat los van de contractueel overeengekomen opzegtermijn. Als er sprake is van een arbeidshandicap bedraagt de redelijke termijn overigens langer, namelijk 26 weken.
De Ontslagregeling verduidelijkt wanneer binnen uw onderneming een passende functie beschikbaar is. U moet de volgende arbeidsplaatsen betrekken:
voor zover in die arbeidsplaatsen geen werkzaamheden van tijdelijke aard worden verricht gedurende ten hoogste 26 weken.
Goed om te weten is dat als er geen concrete mogelijkheden zijn uw medewerkers niet kunnen afdwingen dat zij toch herplaatst moeten worden.
Als een medewerker ziek is, geldt er een opzegverbod. Dat betekent dat u zieke medewerkers in principe niet kunt ontslaan met toestemming van UWV. Als u kunt aantonen – door middel van een verklaring van de bedrijfsarts – dat binnen vier weken na de dag waarop het UWV beslist op het verzoek het opzegverbod niet meer zal gelden dan geldt het opzegverbod tijdens ziekte niet. Als u dat bewijs niet hebt, kan in plaats van de zieke werknemer een andere werknemer voor ontslag worden voorgedragen.
Er zijn meer opzegverboden. Denk onder meer aan het opzegverbod tijdens zwangerschap. Vraag altijd even na of er nog meer opzegverboden zijn waar u rekening mee moet houden binnen uw bedrijf.
Artikel 7:670 lid 1 onderdeel b BW moet voorkomen dat werknemers vluchten in ziekte als ze een ontslag boven het hoofd hangt. Dit wordt ook wel de antimisbruikbepaling genoemd.
Heeft u een vermoeden dat uw voor ontslag voorgedragen werknemer vlucht in ziekte? Overweeg dan alleen deel A in te dienen (pro formaprocedure). U kunt tegelijkertijd aan UWV verzoeken om een uitstel van 14 dagen om alsnog in overleg te gaan. Meld uw werknemer zich dan ziek dan geldt de antimisbruikbepaling. U tackelt daarmee de tactische ziekmelding.
Als u kunt opzeggen dan doet u dat door de juiste opzegtermijnen in acht te nemen. Ingeval van een procedure via UWV mag u de doorlooptijd aftrekken van de opzegtermijnen, mits er tenminste één maand resteert.
Om het kostenplaatje compleet te maken, is het verstandig in de voorbereiding al na te denken over de kosten die u kwijt bent. Als u geen sociaal plan sluit met de vakbonden en u via UWV opzegt, bent u verplicht de transitievergoeding te betalen. Alles weten over de transitievergoeding? Lees dan deze pagina.
Bereid u goed voor als u een reorganisatie moet doorvoeren. Een goede voorbereiding maakt dat een ontslagaanvraag bij UWV gemakkelijker zal verlopen. Het indienen van zo’n aanvraag is laagdrempelig, maar wel arbeidsintensief. Daarnaast is het bepalen van de route en de ontslagvolgorde soms minder eenvoudig zijn dan u vooraf dacht. Tenslotte mogen medezeggenschapsorganen niet worden vergeten. Schakel daarom altijd een arbeidsrechtspecialist in.
Een reorganisatie is complex en doorgaans een gevoelige kwestie. Naast de rol van het medezeggenschapsorgaan zijn er veel andere zaken waar u rekening mee dient te houden. Gewoon Arbeidsrecht begeleidt al jaren reorganisaties en bedrijfssluitingen. We kunnen u helpen om hier ongeschonden doorheen te komen.
Schroom niet om contact op te nemen.